કલરિંગ પેજ (ચિત્રમાં રંગ પૂરવા)રંગપૂરણી pdf|gujarati rangpurni pdf free download

શાળાનું દફ્તર (School Records/Registers) એ શાળાના પારદર્શક અને સુચારું વહીવટ માટેનો જીવંત દસ્તાવેજ છે. શાળા કાર્યાલય (ઓફિસ) માં રોજબરોજની કામગીરી, નાણાકીય હિસાબો, વિદ્યાર્થીઓની માહિતી અને સરકારી નિયમોના પાલન માટે વિવિધ પ્રકારના રજિસ્ટર અને ફાઈલો નિભાવવામાં આવે છે.

 

શાળા દફ્તરમાં સમાવિષ્ટ મુખ્ય બાબતોને નીચે મુજબ વિવિધ વિભાગોમાં વહેંચી શકાય:

 

૧. વિદ્યાર્થીઓને લગતું દફ્તર (Student Records)

જનરલ રજિસ્ટર (G.R.): આ શાળાનું સૌથી અગત્યનું કાયમી દફ્તર છે. તેમાં વિદ્યાર્થીના પ્રવેશથી લઈને તે શાળા છોડે ત્યાં સુધીની સંપૂર્ણ વિગતો (નામ, જન્મ તારીખ, જાતિ, માતા-પિતાનું નામ, પ્રવેશ તારીખ, છેલ્લી શાળા વગેરે) નોંધવામાં આવે છે.

વિદ્યાર્થી હાજરી પત્રક: વર્ગવાર વિદ્યાર્થીઓની દૈનિક હાજરી નોંધવા માટેનું પત્રક.

શાળા છોડ્યાના પ્રમાણપત્રની બુક (L.C. Book / ટીસી બુક): વિદ્યાર્થી શાળા છોડે ત્યારે અપાતા લિવિંગ સર્ટિફિકેટની કાર્બન કોપી અથવા અધડકિયાં સાથેની બુક.

પ્રવેશ ફોર્મ ફાઇલ: નવા દાખલ થતા વિદ્યાર્થીઓએ ભરેલા એડમિશન ફોર્મ અને સાથે જોડેલા આધાર-પુરાવા (જન્મનો દાખલો, પાછલી શાળાનું LC વગેરે) ની ફાઇલ.

પરીક્ષા પરિણામ રજિસ્ટર: સત્રાંત અને વાર્ષિક પરીક્ષાઓના પરિણામ અને ગુણની નોંધણી.

શિષ્યવૃત્તિ રજિસ્ટર: સરકાર તરફથી મળતી વિવિધ શિષ્યવૃત્તિઓ માટે લાયક વિદ્યાર્થીઓની યાદી અને તેમને ચૂકવાયેલી રકમની નોંધ.

 

૨. કર્મચારીઓને લગતું દફ્તર (Staff Records)

સ્ટાફ હાજરી પત્રક (મસ્ટર રોલ): આચાર્ય, શિક્ષકો અને અન્ય કર્મચારીઓની દૈનિક હાજરી, આગમન અને વિદાયનો સમય નોંધવા માટે.

સેવાપોથી (Service Book): દરેક કર્મચારીની નોકરીનો સંપૂર્ણ ઈતિહાસ દર્શાવતો કાયમી દસ્તાવેજ (નિમણૂક, પગાર ધોરણ, બઢતી, રજાઓનો હિસાબ વગેરે).

રજા રજિસ્ટર અને ફાઇલ: કર્મચારીઓએ ભોગવેલી સીએલ (CL), મેડિકલ રજા કે અન્ય રજાઓની અરજીઓ અને તેની મંજૂરીની નોંધ.

પગાર બિલ રજિસ્ટર: દર મહિને સ્ટાફને ચૂકવાતા પગાર, કપાત (PF, Income Tax) અને ચોખ્ખા પગારની વિગતો.

 

૩. શૈક્ષણિક અને વહીવટી દફ્તર (Academic & Administrative Records)

આવક-જાવક રજિસ્ટર (Inward-Outward Register): શાળામાં બહારથી આવતા પત્રો (આવક) અને શાળામાંથી બહાર મોકલવામાં આવતા પત્રો (જાવક) ની તારીખ અને નંબર સાથેની નોંધ.

લૉગ બુક (Log Book): શાળામાં બનતા અગત્યના બનાવો, કોઈ ખાસ કાર્યક્રમ, આચાર્ય દ્વારા લેવાયેલા મહત્વના નિર્ણયો કે શાળાના સમયમાં થયેલા ફેરફારની નોંધ.

શૈક્ષણિક આયોજન અને ડાયરી: શિક્ષકોની દૈનિક કાર્યનોંધ (શિક્ષક ડાયરી) અને આખા વર્ષનું શૈક્ષણિક આયોજન.

નિરીક્ષણ બુક (Inspection Book): જિલ્લા શિક્ષણાધિકારી (DEO) કે અન્ય ઉચ્ચ અધિકારીઓ શાળાની મુલાકાતે આવે ત્યારે તેમના દ્વારા લખવામાં આવતો અહેવાલ અને સૂચનો.

વિઝિટર બુક (મુલાકાતી પોથી): શાળાની મુલાકાતે આવતા વાલીઓ, દાતાઓ કે અન્ય મહાનુભાવોની નોંધ અને તેમના પ્રતિભાવો.

ઠરાવ બુક (Minute Book): શાળા સંચાલક મંડળ, શાળા વ્યવસ્થાપન સમિતિ (SMC) કે સ્ટાફ મીટિંગમાં ચર્ચાયેલા મુદ્દાઓ અને પસાર કરેલા ઠરાવોની નોંધ.

 

૪. નાણાકીય દફ્તર (Financial Records)

રોકડમેળ (Cash Book): શાળાની દૈનિક નાણાકીય આવક અને જાવકનો સત્તાવાર હિસાબ. આ નાણાકીય વહીવટનું હાર્દ છે.

ફી પહોંચ બુક અને રજિસ્ટર: વિદ્યાર્થીઓ પાસેથી ઉઘરાવવામાં આવતી વિવિધ ફી (જો લાગુ પડતી હોય તો) ની પહોંચ અને વર્ગવાર ફી જમા થયાનું રજિસ્ટર.

વાઉચર ફાઇલ: શાળાના ખર્ચાઓ (સ્ટેશનરી, સમારકામ, લાઈટ બિલ વગેરે) ના તમામ અસલ બિલ અને વાઉચરોની ફાઇલ, જે ઓડિટ વખતે ખૂબ જરૂરી છે.

ગ્રાન્ટ રજિસ્ટર: સરકાર તરફથી મળતી વિવિધ ગ્રાન્ટ અને તેના વપરાશની વિગતો.

 

૫. સાધન-સામગ્રીને લગતું દફ્તર (Stock Records)

ડેડસ્ટૉક રજિસ્ટર (Dead Stock Register): શાળાની કાયમી મિલકતો જેવી કે ફર્નિચર (બેંચો, ટેબલ, કબાટ), કમ્પ્યુટર, પ્રયોગશાળાના યંત્રો વગેરેની નોંધ.

વપરાશી સાધનોનું રજિસ્ટર (Consumable Register): રોજબરોજ વપરાઈ જતા સાધનો (ચાક, ડસ્ટર, સ્ટેશનરી, પ્રયોગશાળાના રસાયણો) ની ખરીદી અને વપરાશની નોંધ.

પુસ્તકાલય રજિસ્ટર (Library Accession Register): શાળાના પુસ્તકાલયમાં આવેલા તમામ પુસ્તકોની નોંધ અને વિદ્યાર્થીઓને પુસ્તક ઇશ્યૂ કર્યાનું/પરત મેળવ્યાનું રજિસ્ટર.

આ તમામ દફ્તરો શાળાની અધિકૃત સંપત્તિ છે અને તેને લાંબા સમય સુધી (અમુક દસ્તાવેજો કાયમ માટે) સુરક્ષિત રાખવા ફરજિયાત છે.